Sempre que a Imagem Mental participa de um evento, o resultado final é o mesmo: Pessoas fascinadas com as ideias fantásticas que ouviram ( e por vezes já nem recordavam ) e revivendo os momentos do evento através dos registros gráficos. A ilustração tem duas pessoas, em frente a um mural onde estão expostos cerca de 3 painéis de registros visuais. Uma das pessoas tira uma selfie com o resultado no fundo e a outra admira de perto uma frase de uma palestra de que gostou muito.

Como a Imagem Mental trabalha em Eventos

A indústria de Eventos é surpreendentemente diversa. Existem inúmeros formatos de eventos, com propósitos e funções diferentes. Quando a Imagem Mental começou neste mundo, a nossa ideia deste tipo de negócio era ainda muito reduzida. Naquela época “evento” = “conferência”. Hoje, com muito mais horas de voo a absorver e ilustrar conteúdo em eventos, é fácil perceber que há muito mais formas de se organizar um evento.

Além disso, particularmente no mundo corporativo, vemos um grande dinamismo. As organizações se aperceberam que o caminho mais rápido para funcionários alinhados e engajados é juntar as pessoas em momentos únicos e transformadores. E claro, isto funciona muito bem para clientes e parceiros também, que gostam de saber que fazem negócios com os embaixadores do seu mercado.

A noção antiga que tínhamos, que evento era sempre conferência era muito simplista. Não porque conferências não sejam importantes, mas porque essa noção pensava o evento como um momento de conversa um-para-muitos. Um palestrante por vez, falando a centenas ou milhares de pessoas ao mesmo tempo. Nada de errado com o formato, mas há outras coisas que se podem fazer em eventos, e a Imagem Mental já trabalhou em várias delas.

Oportunidades de encantamento e aprendizado

Para cada evento, no primeiros contactos com os organizadores, gostamos de entender o conceito, a programação e o local. Estes pontos determinam muito do que será possível fazer:

  • Será um evento de um dia ou terá que se manter interessante ao longo de vários?
  • A sua programação terá sessões simultâneas ou tudo acontecerá em um mesmo palco?
  • Além do tema principal (p.e.: Tendências em Tecnologia) haverá um sub-tema (por exemplo: “Como ser mais humano em meio a tanta Tecnologia”) ?
  • O local é um espaço “típico” de eventos ou é algo diferente, com características especiais que devem ser aproveitadas pela Imagem Mental?
Não faz sentido contratar a Imagem Mental se não é para criar encantamento. Esta ilustração representa isso, tendo um facilitador que desenha como que por magia, um óculos com lentes em formato de estrela, em uma participante. É como se fosse a própria criação da surpresa e magia do evento.

Este tipo de perguntas são básicas mas importantes. Elas nos ajudam a planejar a quantidade de pessoas para um projeto, os materiais a utilizar e como podemos melhor nos preparar para temas mais exigentes.

Mas há outro tipo de perguntas que na Imagem Mental sempre fazemos e que têm tudo a haver com o nosso método:

  • De que forma imaginam manter contato com o público nos dias após o evento?
  • Que ações gostariam que o público realizasse após o evento (por exemplo: participar em redes sociais; recomendar o evento a alguém; se cadastrar para uma nova edição)?
  • Como podemos garantir que o público irá se lembrar desse momento tão especial e transformador?

Estes dois tipos de perguntas seguem a nossa estratégia para todos os eventos: a participação da Imagem Mental tem que gerar algo encantador e divertido. Mas também deve criar algo que ensine e ajude o público na sua trajetória de aprendizado.

Detalhes técnicos mais habituais

Depois de pensarmos juntos com os organizadores em como melhor integrar a Facilitação Visual ao evento, é importante captar alguns detalhes mais técnicos. Esta fase se resolve rápido, mas é um pilar importante para garantir que o trabalho é perfeito.

Para a Imagem Mental é importante conhecer bem o terreno antes de começar um trabalho. Por isso sempre fazemos um levantamento preciso de todos os detalhes técnicos do evento. Esta ilustração mostra isso, com um facilitador segurando uma prancheta e escutando a produtora do evento explicar temas como agenda, palestrantes, estrutura, objetivos e afins.

Alguns dados que tentamos levantar:

  • Em caso de palestra: nome de todos os palestrantes, seus cargos (ou como se apresentam) e seus perfis de redes sociais (para incluir no registros e ajudar o público a conhecer melhor os temas que gostou mais). Claro, saber também o nome e tema de cada palestra;
  • Identidade do evento, incluindo nome, slogans, logos do evento e do organizador assim como site e outras páginas para incluir em compilados de registros visuais;
  • Processos de cadastramento de fornecedor (para podermos entrar no espaço), pessoas de contato, horários para montagem e desmontagem de material e infraestrutura técnica para quando queremos projetar o trabalho ao vivo;
  • Locais para nos instalarmos a trabalhar enquanto o evento decorre e locais para expor os registros que vão sendo concluídos.
  • Pontos sensíveis que podem surgir nos conteúdos mas que é preciso cuidar no momento de registrar graficamente. É comum a Facilitação Gráfica ser utilizada em momentos especiais de uma empresa e pode acontecer que existam temas ou tabus que como fornecedor externo a Imagem Mental não conheça. Este passo evita problemas ou desconfortos.

O grande dia!

Mesmo os organizadores e coordenadores mais experientes podem ficar nervosos quando chega a hora da verdade. Isso é habitual e compreensível. Houve imenso trabalho para fazer o evento acontecer e sempre há imprevistos (sempre).

Durante um evento, a Imagem Mental quer ser o mais prática possível. Por isso neste momento, apenas registramos as palestras e não atrapalhamos o trabalho dos produtores e organizadores de eventos. A ilustração representa isso, com um facilitador, no fundo do evento, sem atrair a atenção para si, registrando o que está acontecendo no palco

Por isso, neste dia gostamos de fazer apenas um resumo do que foi combinado e passar ao trabalho. Procuramos resolver todas as dúvidas antes do evento, pois os organizadres estarão super atarefados a resolver problemas que surgem (já disse que sempre há imprevistos?)

Dependendo da escala do evento, a Imagem Mental pode ter a ajuda de várias pessoas (isto já terá sido definido com antecedência) que nos auxiliam a montar a área de trabalho, colocar registros concluídos na área de exposição ou até interagir com o público (que sempre fica curioso com o material criado)

The show must go on

Após o dia ou dias do evento, é importante aproveitar que todas as experiências e novas ideias estão frescas na mente dos visitantes. Este é o momento para os surpreender e apoiar na sua busca por conhecimento.

Quase todos os nossos clientes pedem para incluir na proposta a criação de um documento PDF que compila todo o trabalho de registro visual. Este PDF, que nós montamos nos dias após o evento, é customizado para ficar com a identidade do nosso cliente e pode até ter links para outros conteúdos ou páginas. É uma ponte para fidelizar aquele público que já está encantado com evento, surpreso pelo compilado PDF e ansioso por aprender mais.

Afinal de contas, dá tanto trabalho para organizar que é bom que o resultado seja eterno, não?

Existem 2 possibilidades para o envio deste material: a Imagem Mental envia o material (sempre com a identidade e aprovação do cliente) ou o cliente utiliza a sua própria estrutura para fazer o envio. De qualquer forma, o público recebe não só todos os conteúdos gerados, como ainda tem a vida facilitada na hora de montar relatórios para apresentar no seu trabalho.

A Imagem Mental sempre se foca em estender as experiências dos eventos para além dos momentos que eles duram. Esta ilustração representa isso: Uma mulher, na rua, num cenário urbano, recebe uma notificação no celular. Essa notificação é um conteúdo criado durante o evento e que ativa a memória dela daquele momento.

Encantamento e Conhecimento em tudo o que fazemos, estas são as duas variáveis que sempre queremos amplificar. E isso se torna evidente quando um cliente trabalha conosco para  a inclusão da Facilitação Gráfica em um evento. Afinal de contas, dá tanto trabalho para organizar que é bom que o resultado seja eterno, não?

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